Untuk membeli suatu produk, seseorang atau perusahaan harus melalui proses transaksi pembelian terlebih dahulu. Proses ini memungkinkan pembeli untuk memilih barang terbaik dengan harga yang sesuai.
Tahapan dalam transaksi pembelian bisa bervariasi, terutama jika pembelian dilakukan langsung dari produsen atau pemasok dalam jumlah besar.
Memahami Arti Transaksi Pembelian
Pertama-tama, penting untuk memahami apa yang dimaksud dengan transaksi pembelian. Transaksi pembelian dilakukan oleh perusahaan atau bisnis dan melibatkan berbagai pihak. Dalam proses ini, divisi keuangan memegang peran penting karena mereka bertanggung jawab untuk mengelola keuangan perusahaan.
Keputusan untuk membeli barang didasarkan pada kemampuan finansial perusahaan. Jika keuangan mencukupi, divisi keuangan akan mengalokasikan anggaran untuk membeli barang yang dibutuhkan.
Bukti dari transaksi pembelian dapat berupa berbagai dokumen, seperti faktur yang berisi rincian barang yang dibeli. Selain itu, bukti pembelian juga dapat berupa kuitansi dan tagihan yang disepakati dengan penjual.
Dokumen-dokumen ini berfungsi untuk memastikan bahwa transaksi yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan, dan perusahaan dapat melacak pengeluaran yang dilakukan untuk kebutuhan tertentu.
Selain untuk perusahaan, transaksi pembelian juga relevan bagi individu yang ingin membeli barang. Sama halnya dengan perusahaan, kemampuan finansial individu sangat berperan dalam keputusan pembelian. Penting untuk memastikan bahwa pembelian sesuai dengan kemampuan keuangan, sehingga dapat mencegah pembelian barang yang berada di luar jangkauan finansial.
Pembelian barang oleh konsumen dapat dilakukan dengan metode tunai atau non tunai. Transaksi pembelian tunai cocok untuk barang dengan harga terjangkau. Di sisi lain, transaksi non tunai, meskipun mungkin memerlukan nilai minimum transaksi, menawarkan berbagai keuntungan seperti promo, pembayaran dengan kredit, reward, dan diskon, yang membuat pembelian menjadi lebih hemat.
Metode pembayaran non tunai dapat dilakukan dengan berbagai alat pembayaran seperti kartu debit, kartu kredit, dan dompet digital seperti QRIS.
Alur Pembelian dari Supplier
Proses transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan biasanya melibatkan beberapa tahapan berikut:
1. Pengajuan Permintaan
Langkah pertama adalah mengajukan permintaan kepada penjual untuk menyediakan produk yang ingin dibeli.
2. Survei Supplier
Selanjutnya, survei dilakukan terhadap beberapa supplier untuk mendapatkan harga terbaik dan memilih supplier yang bisa menyediakan produk yang dibutuhkan.
3. Seleksi Penawaran Supplier
Setelah membandingkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman dari berbagai supplier, perusahaan dapat memilih supplier potensial yang paling memenuhi kebutuhan.
4. Pembuatan Daftar Barang
Setelah supplier dipilih, perusahaan membuat daftar barang yang ingin dibeli dan mengirimkannya kepada supplier tersebut.
5. Pembuatan Kontrak
Untuk menjamin keamanan transaksi, perusahaan dan supplier dapat membuat kontrak. Proses ini biasanya melibatkan pihak ketiga untuk memastikan bahwa kontrak dijalankan sesuai dengan kesepakatan.
6. Pengiriman dan Pengecekan Barang
Supplier mengirimkan barang, dan pembeli melakukan pengecekan untuk memastikan tidak ada kerusakan. Setelah itu, pembayaran dilakukan, baik secara tunai maupun kredit.
Pembayaran transaksi pembelian dapat dilakukan dengan sistem non tunai untuk transaksi dengan nilai besar. Penjual dapat menyediakan alat pembayaran seperti EDC (Electronic Data Capture) untuk memudahkan proses pembayaran. Alat EDC dapat diperoleh dengan mudah, salah satunya melalui pengajuan online di link ini.